• Cán bộ hay nhân viên nào sẽ là người đảm nhiệm công việc trên, phụ trách một phần hay toàn bộ cả quá trình.
• Áp dụng cụ thể trong phạm vi như thế nào? (Áp dụng cho cả công ty, hay từng phòng ban, bộ phận hay chỉ định cá nhân nào đó).
• Quy trình này sẽ thực thi trong thời gian là bao lâu, và sau đó có được nâng cấp hay vẫn giữ lại.
• Khu vực nào thuộc công ty sẽ được áp dụng, địa lý, chi nhánh hay vùng kinh doanh?

Bước 4: Xây dựng bản mô tả cho các bước trong quy trình

Hiện nay nhiều công thức khác nhau được Minh Nguyên cùng nhiều công ty áp dụng để xây dựng một quy trình vận hành, nhưng phổ biến nhất vẫn là mô hình 5W – H – 5M. Đây là một công thức sẽ giúp công ty có thể điều hòa cả hệ thống, đưa ra được các giải pháp tối ưu, kết hợp các nguồn lực lại với nhau thật ăn ý. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được nhiệm vụ nào thuộc quyền hạn của ai, đốc thúc và đẩy nhanh tiến độ làm việc nâng cao chất lượng công việc.

• 5W: What: Công việc và nhiệm vụ ở đây là gì? Why: Vì sao phải thực hiện nó, mục tiêu cuối cùng là gì? Who: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm và thực hiện chính? When: Thời gian bắt đầu thực hiện và hoàn thành đến khi nào? Where: Địa điểm cụ thể áp dụng ở đâu?
• H: How: Cách thức thực hiện sẽ như thế nào?
• 5M: Man: Nguồn lực nhân viên, Money: Nguồn lực tài chính, Material: Nguồn lực cung ứng, Machine: Cơ sở hạ tầng, các máy móc thiết bị, Method: Cách thức thực hiện

Bước 5: Xây dựng các quy tắc, hướng dẫn thực hiện quy trình

Sau khi đã xây dựng được bản thô, nhà quản lý cần tổng hợp, chỉnh sửa và cải tiến để đưa ra một bản quy trình vận hành hoàn chỉnh, áp dụng triển khai những nội quy, điều lệ và hướng dẫn cho toàn thể cán bộ nhân viên doanh nghiệp tuân theo.

Bước 6: Lựa chọn phương pháp kiểm soát quy trình

Có nhiều phương pháp để các nhà quản trị dễ kiểm soát, quản lý theo từng đề mục như bảng tính excel hoặc thông qua người giám sát, khảo sát ý kiến của nhân viên và cần cập nhật thường xuyên để xem quy trình vận hành có hiệu quả không. Sau đó sửa đổi làm sao phù hợp nhất với doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru nhất, tăng năng suất công việc cũng như chất lượng sản phẩm.

Quy trình trên có thể sẽ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn khi họ có đầy đủ tiềm lực về con người, kinh tế vì tổ chức khảo sát nhân viên hay thông qua người giám sát sẽ tốn kém chi phí rất nhiều.

Việc xây dựng quy trình vận hành mang đến điều gì cho doanh nghiệp?

Với Nguyên, việc xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp, chất lượng sẽ đẩy nhanh năng suất lao động và tiến độ làm việc hiệu quả mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích bất ngờ:

• Nhân viên dễ dàng thấy được trình tự công việc của mình như thế nào, từ đó họ sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, năng động và tích cực hơn tăng hiệu quả làm việc.
• Tối ưu những hoạt động vận hành, cắt giảm các chi phí phát sinh nếu quy trình lủng củng, không có trật tự nhất định.
• Một quy trình vận hành doanh nghiệp mạch lạc, cấp quản lý sẽ dễ hơn trong quá trình phân công người lao động theo từng nhiệm vụ rõ ràng.
• Chuẩn hóa quy trình sẽ giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận hành doanh nghiệp
• Nâng cấp quy trình mỗi giai đoạn sẽ góp phần đem đến sự hài lòng của khách hàng, nâng địa vị thương hiệu của doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

Tự động hóa quy trình bằng phần mềm quản lý công việc

Với sự phát triển công nghệ mạnh mẽ như thời đại chúng ta đang sống, thì việc ra đời rất nhiều công cụ quản lý công việc hiệu quả không còn xa lạ. Minh Nguyên cũng mang đến một hệ sinh thái cung cấp các giải pháp quản lý công việc, các quy trình vận hành tối ưu nhất, giải pháp bán hàng đa nền tảng tối ưu nhất. Ở đây vừa giúp các nhà bán hàng nắm bắt, theo dõi sát sao những xu hướng bán hàng mới vừa giúp nhân viên giải quyết được các khâu không cần thiết để tập trung vào các việc làm quan trọng hơn.